北京政府立即成立农商部全权办理此事,并专门成立了筹备巴拿马赛会事务局,各省相应成立筹备巴拿马赛会出口协会,制定章程,征集物品。物品大致分为教育、工矿、农业、食品、工艺美术、园艺等,征集范围从工矿企业、学校、机关直到普通农民。为了提高各地征集人员的积极性,事务局还颁发了《办理各处赴美赛会人员奖励章程》,规定“凡各处办理出品人员征集出品赴美能得到大奖章3种以上,由本局呈报农商部转呈大总统分别核给各等勋章;能得金牌10种以上或银牌20种以上、铜牌40种以上、奖状50种以上者,由本局呈请农商部分别给各项褒奖以示奖励”;“凡办理出品人员赴美赛如能改良国际商品、倡导海外贸易确有成绩著述者,由本局查实呈请农商部转呈大总统核奖各等勋章”。

1914年6月16日,农商部特地派员分三路前往各省审查,北路赴直隶(今河北)、山东、奉天(今辽宁)、吉林,中路赴河南、湖北、湖南、江西、安徽,南路赴江苏、浙江、福建、广东,其中还有一些偏远省份和参赛品不多的省份,就近并入附近省份接受审查。由于措施得力,共有19个省征集参赛品10多万件,两个月之内陆续齐集。到1914年冬,所有参赛品的甄别、分类、编号、打包等工作均已完成。

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