我们以立新项目来说。材料就要写清楚：项目的背景是什么，主要研究内容是什么，用什么技术路线，有什么创新点，有什么盈利点，最后的产出是什么，验收时的评价指标是什么，需要多少经费多少人力，工期计划大概如何安排……有了这些材料，领导才能将多个项目相互对比，排优先级。书面材料能让更多的人看到，阅读效率高不会写材料，仅仅口头汇报为什么不行呢？原因有很多。
其中之一就是决策者可能有很多，你不能挨个去逐一汇报，过于浪费时间。就算开会，万一有人有些细节没有听清楚怎么办？书面材料就解决了。写一次，就能复制复印，就能抄送传阅，避免了同样的话要说多次。开会时没有听明白的某些细节，看书面材料可以反复多读几遍。另外，阅读效率很高，一目十行。大家用微x就知道，很多人都讨厌语音，喜欢文字。
文字效率高呀。看文字还可以跳着看。各个决策者可以重点只看自己关心的部分。比如有的决策者关注技术路线，有的关注预算，有的关注工期里程碑。这是书面材料的优势，比口头效率高。注意上面提到的“决策者”，并不一定是“大”领导。可能是某些没有上下级关系的管理部门(比如财务部、规划部)，也可能是各层级的大小领导(正的副的一堆)，也可能是参与集体决策、打分的评委、专家。
一种情况就是，先写书面材料，到一些管理部门先过一遍筛选一遍，问题较大直接就被毙了，不会往下走，成熟的才走到大领导，或者上会口头讨论(可能是PPT)。写材料可以逼迫自己思考大部分人，都喜欢埋头做实事，我也是。做实事就属于低头走路。我们除了低头走路，还要抬头看路，还要回头总结。抬头看路，才知道路有没有走错，要不要调整。
这就是对未来的规划。外部市场在不断变化，正策在不断变化，所以要不断规划未来的路，不能一条路走到黑。未来要招人还是要裁人，主攻哪个方向，储备哪些技术，要不要花钱培训，要不要制订新的制度、办法、指南？除了规划，还要总结复盘。埋头走了这么多路，有什么成功的经验，有没有走弯路的失败经历。总结过去的利弊得失，才能更好地指导现在和将来，避免重蹈覆辙。
当年我军能到胜仗，善于总结就是最大的原因之一。所有这些，都需要花时间思考，你不能说我静坐，冥思苦想就是思考了，而是要用文字记录下来。分门别类，条理清晰。因为如果不记下来，那就是想到哪里是哪里，过两天又忘了。而且上面也说了，写下来可以让更多的人看到，包括下属、上级以及兄弟部门、管理部门。比如部门未来的规划，下属同样也很关心。
领导让写材料，除了他们自己要看，也是倒逼着我们去思考。领导喜欢会思考的人。上面我提到的给领导写材料，主要是以基层管理人员为例来说的。实际上，即使是最普通的，没有任何职位的人也会经常写材料。部门管理人员思考部门的规划，项目负责人思考项目的规划，个人则是思考个人的规划。这个“个人”，不止是职业规划，更多的是某个项目中你负责的那个方面，你有什么规划。
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