每个条目独立一行。写清楚每个条目的预计讨论时间。可以用“从几点到几点”这种格式，也可以用“持续多少时间”这种格式。选择其中一种，格式要统一，否则有失专业性。5为特邀嘉宾安排时间。如果有特邀嘉宾参加会议，要给他们分配好时间。一个嘉宾列一个条目，不管他有几个话题。这样的话，每个嘉宾能根据分配的时间调整讲话内容。
最好提前联系与会嘉宾，询问他们大概需要多少发言时间。这样能避免会议中出现时间安排问题。6会议末留出问答时间。在问答时间中，参会人可以提出困惑、给出个人意见和评论，还能为未来的会议提建议。可以在日程表最后标出问答时间，也可以不做书面安排，到时候口头提出来。若参会人员没有问题，可以早点结束会议。早点散会让很多人高兴。
7日程中可以但不必须包含讨论主题的提纲。时间安排是会议日程的中心，用来引导讨论。不过，额外的讨论话题提纲也能带来帮助。它可以提醒参会者哪些话题是重点，巩固对这些要点的记忆。下面是话题提纲的范例（详情可参考如何写提纲这篇文章）：一、重点预算问题1. 员工出差预算 2. 代理经销预算争取更好的代理3. 宣传预算二、增加盈利的办法1. 可选服务给客户提供选择；征求反馈2. 移动科技再投资……依此类推。
8发放会议日程前要检查错误。有些参会人员很依赖会议日程，所以发放前要确保日程的完整性和准确性。这不仅是礼貌，也是对参会人员的尊重，还能表现你关注细节。另外，排查错误还能为你节省时间，不让你丢面子。使用会议日程模版1使用文字处理软件自带的模版。很多文字处理器，如Microsoft Office，Pages，提供各种模版，应该会有会议日程模版。
使用模版极大地提高了编写效率。模版不仅有条理而且美观，你只需要把相关内容填到对应项里就可以了。各种文字处理软件稍有不同，一般是通过顶部菜单栏来找到模版。如果你的文字处理软件有模版功能，但没有自带会议日程模版，你可以从该软件的官网上下。比如，Microsoft Word在office.Microsoft.com下载模版； Pages在Apple App store下载模版。
2也可以从第三方网站上下载模版。如果软件本身不自带模版，官网上也找不到，不用担心，其他网站上可以找到好多免费的模版。你只需要用搜素引擎查找“会议日程模版”，就能搜到很多结果。不过，有些搜索结果的来源不权威，在选用时要多加注意。下面列举几个第三方网站：Save Word Templates: 这个网站提供很多适合Microsoft Word的模版。
Word Templates Online：也是一个很好的资源，不过模版种类不是特别多。iWorkCommunity：适用于Pages，但是适合旧版本。App Store也有很多适用于Pages的模版，但有些要收费。3填写模版。找到文字处理软件自带模版或从其他网站下载后，只需要填充必要信息。模版上各区域明确：姓名、时间、讨论话题、小节标题等。
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